Pourquoi externaliser la gestion de vos formations ?

Dans un marché du travail en pleine transformation, 39 % des compétences actuelles pourraient évoluer ou devenir obsolètes d’ici 2030. Dans ce contexte, anticiper les besoins futurs et adapter les plans de développement des compétences s’avère crucial pour à la fois sécuriser les parcours professionnels et soutenir la performance des entreprises. Pour les responsables formation, cette accélération implique notamment de passer d’une logique de mise à jour ponctuelle à une gestion continue des compétences qui peut vite devenir chronophage… à moins d’externaliser la gestion des formations.

Responsable formation : un rôle stratégique et opérationnel en prise avec de nouveaux enjeux

Les responsables formation sont chargés de concevoir, piloter et évaluer la stratégie de formation des entreprises. Pour cela, ils élaborent un plan de développement des compétences qui tient compte des :

• orientations stratégiques définies par la direction ;
• besoins métiers à court, moyen et long terme ;
• aspirations individuelles.

Ce rôle stratégique nécessite aussi beaucoup d’opérationnel pour structurer, planifier et suivre les formations dans le respect des contraintes de calendrier et de budget.

Or, 47 % des responsables formation ne parviennent pas à mettre en place des formations internes par manque de temps. Avec l’évolution constante des métiers, des technologies et du cadre réglementaire, la gestion des formations est en effet de plus en plus chronophage. D’où l’intérêt pour les entreprises de l’externaliser.

Externaliser la gestion des formations : de nombreux atouts

Contrairement à une idée reçue, externaliser ne signifie pas perdre le contrôle. Il s’agit de déléguer les tâches logistiques et administratives tout en conservant la supervision du plan de formation dans son ensemble.

Ainsi, cette solution présente de nombreux avantages car elle permet aux responsables formation de :

• Dégager du temps de gestion pour se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée : veille sur les nouvelles pratiques pédagogiques, analyse des besoins métiers, accompagnement des collaborateurs, mesure d’impact des actions réalisées, etc.
• Optimiser les coûts administratifs en rationnalisant le processus de formation : sélection d’un partenaire unique pour assurer des sessions dans toute la France, possibilité d’opter pour un format digital, etc.
• Former un grand nombre de collaborateurs, sur plusieurs sites, de manière harmonisée pour répondre aux nouvelles exigences du terrain et des métiers.
• Sécuriser le déploiement de formations réglementaires pour assurer la mise en conformité de l’entreprise dans les délais impartis.
• Gagner en flexibilité dans le pilotage et le suivi via, par exemple, la mise à disposition d’une interface unique qui centralise documents utiles et informations sur la progression des formations.

Quelles sont les questions à se poser avant d’externaliser la gestion de vos formations ?

Pour autant, il importe de se poser quelques questions essentielles avant de sauter le pas.

1/ Faites un point sur votre situation : passez-vous plus de temps à organiser et planifier vos sessions de formation qu’à véritablement piloter votre plan de développement des compétences ? Avez-vous du mal à conserver une vision d’ensemble ? Gérez-vous une multitude de prestataires ? Si la réponse à ces questions est « oui », il est sans doute temps d’externaliser la gestion de vos formations.

2/ Réfléchissez aux formations que vous souhaitez externaliser : il peut s’agir de formations courtes, réglementaires en prévention sécurité, liées à la bureautique ou à l’apprentissage d’une langue… Les possibilités sont multiples.

3/ Choisissez un partenaire de confiance : est-il doté d’une solide expérience ? Peut-il vous proposer une prestation clé en main ? Utilise-t-il une méthodologie rigoureuse et éprouvée ?

4/ Mettez-vous d’accord sur les modalités d’organisation : les formations seront-elles dispensées en ligne, en présentiel ou les deux ? Disponibles partout en France ? Comment sera assuré le suivi ? Quelles sont vos contraintes de calendrier ?

5/ Soyez précis sur les bénéfices attendus : quels sont les critères de réussite de votre projet ? À quels objectifs opérationnels ou enjeux de productivité le choix d’externaliser la gestion de vos formations doit-elle répondre ?

Envie de passer à l’action ? Découvrez comment les équipes d’Adecco Training peuvent vous accompagner dans la gestion et le déploiement de vos formations.